📌 Fiche-conseil : Organiser pour remettre de l'ordre

📌 Fiche-conseil : 💡 5S pour les TPE : une méthode simple pour remettre de l’ordre dans votre administratif (et dans votre tête)

🧩 Pourquoi parler de Lean Management quand on dirige une petite entreprise ?

On associe souvent la méthode 5S au monde industriel ou aux grands groupes.
Mais en réalité, les principes du 5S sont universels — et redoutablement efficaces pour une TPE débordée.

J’ai animé des groupes de travail 5S dans l’industrie papetière, au sein de services de maintenance où la pression était permanente et les habitudes bien ancrées.

👉 Résultat : même dans un univers ultra-technique, le désordre n’était pas une fatalité.
Il suffisait de poser un cadre clair, accessible et humain.

Et c’est exactement ce que je transpose aujourd’hui chez les dirigeant(e)s de TPE, que j’accompagne en gestion administrative.

🔧 Le 5S, en version simple et adaptée aux petites structures

Voici la méthode 5S, adaptée à votre réalité de terrain 👇

1. Trier (Seiri)

Supprimer l’inutile.
➡️ Dans vos fichiers, vos documents, vos mails.
Posez-vous : est-ce que j’en ai vraiment besoin pour travailler efficacement ?

2. Ranger (Seiton)

Chaque chose à sa place.
➡️ Une structure de dossiers claire, des factures accessibles, un tableau de suivi partagé.
Ne perdez plus 10 minutes à chercher un PDF.

3. Nettoyer (Seiso)

Nettoyer, c’est aussi faire le ménage numérique.
➡️ Supprimer les doublons, archiver ce qui ne sert plus, faire le point sur ce qui ralentit vos process.

4. Standardiser (Seiketsu)

Créez vos propres règles.
➡️ Une trame de devis, un modèle d’email de relance, une méthode simple pour classer tous vos contrats.
Standardiser = gagner du temps sans réfléchir à chaque fois.

5. Maintenir (Shitsuke)

C’est là que la magie opère.
➡️ Tenir dans la durée. Ajuster sans relâcher.
Pas besoin d’être parfait. Juste de revenir régulièrement à l’essentiel.

⚠️ Pourquoi le désordre freine votre croissance

Un manque d’organisation administrative peut sembler “gérable” au quotidien.
Mais à long terme, il entraîne :

Des pertes de temps invisibles mais répétées
Des erreurs (factures oubliées, échéances URSSAF ratées…)
Une fatigue mentale
Et parfois… la perte d’opportunités commerciales

Et si vous vous reconnaissez dans cette phrase :

“Je suis obligé(e) de tout faire moi-même sinon ça ne tient pas”
… alors il est vraiment temps de poser un cadre.

🤝 Ce que je propose aux TPE : un 5S à taille humaine

Mon métier d’assistante administrative freelance, ce n’est pas juste trier des fichiers.
C’est vous accompagner pour :

✅ Reprendre le contrôle de votre administratif
✅ Structurer vos priorités sans bouleverser vos habitudes
✅ Mettre en place des outils simples et efficaces
✅ Vous faire gagner du temps et de la sérénité

🛠️ Concrètement, comment ça se passe ?

Un échange pour identifier vos points de friction/blocage
Un tri intelligent et bienveillant
Une réorganisation de vos outils, dossiers et routines
Un suivi régulier si vous le souhaitez

Je m’adapte à vos besoins, à votre rythme et à votre fonctionnement.
Pas de jargon. Pas de solution toute faite. Juste ce qu’il vous faut, là où ça bloque.

🎯 En résumé

Le 5S n’est pas réservé aux grandes industries.
C’est une philosophie d’efficacité et de clarté, qui peut transformer votre quotidien de dirigeant(e).

🧘‍♂️ Moins de désordre = plus de concentration
📂 Moins de bazar administratif = plus d’énergie
📈 Moins d’imprévus = plus de développement possible

📩 Envie d’un diagnostic express pour mettre un peu de « 5S » dans votre gestion ?

Écrivez-moi, je vous rappelle.

🧩 Le + du Bureau de Val :
Un classement adapté à votre manière de travailler, pensé pour évoluer avec vous et vos outils.

📞 Besoin d’en discuter ? Contactez-moi pour voir comment je peux m’adapter à VOS outils, à VOTRE rythme.

Je suis locale, flexible et à l’écoute de vos priorités !

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